Nuestro Proceso de Digitalización

METODOLOGIA PARA EL PROCESO DE DIGITALIZACION

1. Recepción de documentos.
Los documentos a procesar serán inventariados en un archivo Excel para tener una relación de todos los documentos que se van recibiendo para el proceso.

2. Preparación
Retiro de los elementos extraños tales como clips, grapas, residuos de pegamento u otros objetos con el fin de permitir una mejor digitalización.

3. Captura
Escaneo de documentos, con equipos de alta producción. Los escáneres poseen luz fluorescente doble de cátodo frío evitando el calor sobre los papeles, si estos son antiguos, y muy amigable para el documento.

Para este servicio se destinarán exclusivamente cinco (5) escáner de alta resolución, y diez (10) trabajadores, entre operadores y preparadores de documentos, todos instalados en el local del cliente.

La producción diaria se estima en un aproximado de 12.000 a 15.000 imágenes/día, según calidad de los documentos y otros factores, esto es en un turno de 8 horas diarias de 08:30 a 18:00 hrs., de Lunes a Viernes, lo cual puede ser variable según el acuerdo con el cliente.


Estándares de Digitalización
Según lo indicado la digitalización será efectuada bajo los parámetros técnicos, de:

Formato TIFF, a 200 dpi, y eventualmente a 300 dpi, según calidad del documento, esto para cautelar el peso excesivo del repositorio final, el escaneo será en Blanco y Negro y/o Escala de Grises y en modo Multipágina.

En los casos donde el Color sea relevante para la operativa, se escanearán solo esas páginas o folios a Color, en 200 o 300 dpi, en formato TIFF Multipágina.

4. Control de calidad de imágenes
El control de la cantidad de imágenes que tendrá cada archivo, será efectuado por cada operador, toda vez que los escáner cuentan con un modulo contador de imágenes, cifras que serán traspasadas a una planilla Excel, donde se llevará el conteo general de imágenes.

Control de calidad de Digitalización
Los controles de calidad o QA, están establecidos desde el nivel primario, que es el operador del escáner, quien tiene a la vista un set de 8 imágenes a medidas que son escaneadas.

5. Indización de documentos
Una vez concluida la digitalización de los documentos por lotes o tareas, se pasa a efectuar la indexación vía captura de los índices solicitados, por DIGITACION manual, y bajo el ambiente de una aplicación propia de captura, adaptada para cada tipo de documento, donde se ingresarán los campos que para este caso serán:

6. Control de calidad de indización
El encargado de QA indización, tomará un lote y lo confrontará aleatoriamente con los originales papel o contra la imagen ya digitalizada, para verificar diferencias, si estás son producto de una mala digitación, ese Lote volverá al indizador que proceso el lote, para su re digitado, entrando nuevamente al circuito.

Nota: En este proceso es importante y sugerimos que el cliente designe una persona encargada de realizar controles de calidad cada cierto periodo para asegurar la satisfacción del cliente con el producto final.

7. Grabación y entrega de documentos digitalizados.
Una vez hecho lo anterior se procederá a grabar los DVDs de respaldo, correctamente etiquetados (original y Backup) según el material procesado, esto independiente que todo el repositorio este en el software de Búsqueda y Visualización, sirviendo además de respaldo o consulta en caso de caída del sistema.

8. Devolución de documentos.
Una vez concluido los pasos precedentes, y por cada retiro o entrega, se procederá a devolver los expedientes procesados al Encargado de la Archivo, con un completo detalle de lo entregado.