Personal Para Gestión Documental

Coprinter SAC le permite almacenar, ordenar, administrar digitalmente y compartir la documentación de las distintas áreas de su negocio, a través de un PC conectado a Internet. Asimismo, Coprinter SAC posee la tecnología para digitalizar gran volumen de documentos, permitiendo a las empresas ordenar sus documentos importantes, almacenarlos de una forma eficiente y segura, y recuperarlos con tiempos y costos óptimos.

Conviene saber que
El espacio requerido para archivar y almacenar 300,000 hojas es de 80 M2, en tanto que 300,000 imágenes caben en 3 DVD o bien pueden ser administrados a través de una Plataforma Documental.

El costo de una fotocopia es significativamente mayor al de una imagen digitalizada, sin embargo la fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación, en tanto que la imagen digitalizada puede perfectamente integrarse a cualquier sistema automatizado.

Un documento original o fotocopia física solo puede ser consultado por una persona. Un documento digitalizado puede ser consultado en forma simultánea.


¿A quién está dirigida?

Nuestra Plataforma Documental está dirigida a todo tipo de empresas, Industrias, Ingeniería, Instituciones Educativas, Instituciones Públicas y Privadas, etc., interesadas en sustituir el uso del papel por imágenes digitales que puedan ser consultadas en tiempo real de manera instantánea y simultánea, sin riesgos de pérdida o deterioro como ocurre con los documentos en papel.

Hoy en día la digitalización de imágenes se encuentra integrada a los procesos operativos y administrativos de una gran cantidad de empresas, como Bancos, Universidades, Hospitales, Registros Civiles, Bibliotecas, etc., apoyando las funciones de áreas de Atención a Clientes, Recursos Humanos, Contabilidad, Facturación, Departamentos Jurídicos y Calidad, entre otros.

Ventajas de una Plataforma Documental:

  • Acceso a archivos desde cualquier PC conectado a Internet.
  • Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel.
  • Incorporación de Observaciones en línea y control de la documentación.
  • Permite a los usuarios gestionar sus propias carpetas y archivos.
  • Manejo, Visualización y Control de Versiones en línea.
  • Control en línea de las Actualizaciones de los Documentos.
  • Aviso de la Documentación por Vencer.

ARCHIVO FÍSICO

  • Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.
  • Reducción de riesgos por pérdida de documentos y deterioros.
  • Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.
  • A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

CAMBIO CULTURA

  • Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio o la Red.
  • Se comparten los documentos digitales a través de Internet o de CD´s, NO a través de Fotocopias.
  • Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel.
  • La información es de la empresa, no del empleado.

SEGURIDAD

  • Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.
  • Seguridad a nivel de carpetas: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados.
  • Plataforma 100% Auto-Administrable.