Digitalización de documentos

(Con y/o sin valor legal)

Gracias a la tecnología de digitalización de documentos el acceso a la información es hoy en día más sencillo, eficiente y rentable, almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos. La problemática de algunas empresas es el acumulamiento de documentos que a veces son inmanejables al momento de realizar su búsqueda.

La gestión documental vía la digitalización supone una creciente revolución en el manejo de contenidos. No solo por los reducidos espacios y recursos técnicos que esta solución requiere, sino porque dispone de la información en tiempo real y por la rentable liberación de espacio físico.

Hoy en día son miles de empresas en el mundo que usan las digitalización documental para su toma de decisiones, obviando el tradicional y costos método del archivo físico.

La conservación de los documentos físicos de relevante valor para la institución ya sea legal, comercial, financiero, son de muchos valor económico. Al digitalizar los documentos podemos trabajar con ellos sin correr riesgo de deterioro, perdida sustracción del mismo y con la ventaja significativa de la disposición de la información en tiempo real.


Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, o en su defecto en discos o sistemas de almacenamiento masivo,

Ventajas de digitalizar Documentos:

  • Reducción de las áreas de archivo físico y significativos ahorros en costos de espacio asignado a archivos.
  • Reducción en un 99% del tiempo para la disponibilidad de la información.
  • Podemos consultar los documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y PC's de escritorio. Además pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la firma digital
  • Podemos compartir los documentos de manera inmediata mediante los medios online como redes sociales y cuentas de correo.
  • Los documentos digitalizados se pueden presentar en varios formatos, tales com DOC de MS Word, PDF, etc.
  • Disminuye costos de logística en envíos de documentos, viajes, correo físico y los problemas de seguridad.
  • El acceso puede ser controlado con distintos niveles de permisos de usuarios.
  • Reducción de riesgos por pérdida de documentos y deterioros.
  • Disminución de costes en papel, tóner, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.
  • A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

Además de ser una solución para mejorar la gestión de documentos, digitalizar es solidario con el medio ambiente disminuyendo la contaminación generada por el papel y su directa afectación al planeta y a los pobladores cercanos a las fábricas.