Asesoría en Digitalización

Asesoramos proyectos de digitalización a empresas o instituciones que buscan optimizar la gestión documental.

Nuestro modelo de asesoría contempla proveer a nuestros clientes de una solución y diseño integral de su proyecto de digitalización. Contamos con un equipo de profesionales (ingenieros en Sistemas) con GRAN experiencia, sustentada por nuestra amplia cartera de clientes, en diferentes segmentos de mercado, tanto particular como estatal. Lo que nos permite brindar a nuestros clientes toda nuestra experiencia en la curva de aprendizaje entregando un servicio personalizado a su entera satisfacción.

Asesoramos su proyecto de digitalización en las siguientes etapas del proyecto:

  • Conceptualizamos y diseñamos proyectos de implementación de Digitalización y Gestión Documental.
  • Evaluamos las condiciones y estado de los documentos
  • Determinamos la optima clasificación y posterior ordenamiento digital para adecuada ubicación del mismo
  • Determinamos el óptimo Escáner que se adecue a su demanda de digitalización.
  • Capacitamos a su personal en el proceso de digitalización.
  • Brindamos el outsourcing de digitalización de la carga inicial o histórica, con la finalidad de no cargar costos iniciales a su empresa adquiriendo equipos y personal que posteriormente no utilizaría en el flujo documental del día a día.
  • Si su empresa está desarrollando un proceso de digitalización asesoramos como contraparte técnica en su proyecto a través de nuestros jefes de proyecto.

RAZONES PARA IMPLANTAR UNA PLATAFORMA DOCUMENTAL

  • Reducción significativa en los costos administrativos propios de la administración tradicional o convencional de la información.
  • Eliminación de los gastos innecesarios en obtención de fotocopias y/o impresiones.
  • Eliminación de los costos de envió de información a diferentes dependencias de la institución.
  • Eliminación de horas/hombres en la búsqueda de la información y de su posterior archivamientoos.
  • Eliminación del retraso en firmas y autorizaciones.
  • Duplicidad de trabajo, Archivos duplicados.
  • Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos
  • Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).
  • Protege la información teniendo varios respaldos de la información.
  • Agiliza el servicio a clientes
  • Ordena de manera lógica los expedientes.
  • Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet.
  • Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.
  • Seguimiento y control de documentos.
  • Contribución a la Ecología.

CONSULTA DOCUMENTAL

  • Acceso a archivos desde cualquier computador conectado a Internet.
  • Incremento en la productividad del personal.
  • Incorporación de Observaciones en línea y control de la documentación.
  • Permite a los usuarios gestionar sus propias carpetas y archivos.
  • Manejo, Visualización y Control de Versiones en línea.
  • Aviso de Actualización de los Documentos o Vencimientos.
  • Gestión a través de Informes o reportes.
  • Controla el acceso a la información por niveles de seguridad. Firmas digitales.
  • Incrementa la productividad.
  • Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento.
  • Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.